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在QuickBooks中设置用户访问如果你曾经手工记账的话, 您可能不允许每个员工都看到每个销售表单、帐户注册表和工资单. 最有可能的, 你建立了一个系统,允许员工只处理与他们工作相关的信息. 即便如此, 也许有那么几次, 例如, 有人拉错了文件夹,或者收到了一份他或她本不该看到的报告. QuickBooks通过设置虚拟边界来防止这种情况. 您可以指定使用您的会计数据的员工可以访问软件的哪些功能. 每个员工都有一个唯一的用户名和密码,只能打开他或她应该访问的区域. ![]() 图1:帮助最小化错误, 维护数据完整性, 并且保密, QuickBooks允许您将用户限制在软件中的指定区域. 以下是管理员如何定义这些角色. 打开Company菜单并选择 设置用户和密码|设置用户. 的 用户列表 窗口打开. 你应该看到你自己报名成为 管理. 点击 添加用户 然后输入 用户名 和 密码 对于你要添加的员工. 确认 密码 在前面的方框里打勾 将此用户添加到我的QuickBooks许可证中. 点击 下一个. 注意:最多可以有五个人同时在QuickBooks公司文件中工作, 这取决于您购买了多少用户许可. 不确定? 新闻 F2 看左上角. 如果您需要五个以上的用户许可证, 请致电办公室了解如何升级到QuickBooks企业解决方案. 在下一个打开的窗口中(见上面的屏幕),您将获得三个选项. 可能你通常会选择第二个选项, 它允许您指定该用户可以看到的屏幕以及他或她可以在那里做什么. 第一,QuickBooks的所有领域——很少会被答应. 第三个允许我们进来,做我们工作关系中列出的任何任务(故障排除), 监控, 创建和分析报告, 等.). 点击前面的按钮 QuickBooks的选定区域 然后 下一个. 您将看到一系列处理软件功能区域的屏幕中的第一个: 销售及应收帐款, 购货及应付帐款, 支票和信用卡, 库存, 时间跟踪, 工资单及雇员, 敏感会计活动 (资金转账、网上银行等.), 敏感财务报告, 更改或删除事务. ![]() 图2:当你给员工 选择性访问 在特定领域,您可以进一步定义它们在那里的角色. 的 销售及应收帐款 Screen就是一个很好的例子. 您可以在上图中看到提供的选项. 通过点击图片中的按钮, 您正在授予该员工创建和打印事务的权限. 下面是这些选项, 你可以通过点击这个小框来阻止他或她看到客户的信用卡号. 当你完成后,点击 下一个. 继续点击 下一个 然后继续检查剩下的屏幕. 你的选择将是相似的. 但是一定要 仔细阅读所有的描述文字. 在此过程中,请记住机密性问题和安全性的重要性. 第九幕, 更改或删除事务,值得特别注意。. 首先,该员工是否能够更改或删除其指定区域内的事务?? 即使你雇佣这些员工时信任他们能处理好财务问题, 仔细考虑这个问题. 这取决于每天处理的交易量, 你可能想为自己保留这种能力. 我们可能或可能没有建立和密码保护 截止日期 您的公司档案. 这是一个特定时间框架内的账本“关闭”的日期,意思是不应该输入交易, 添加, 或者在此之前被删除. 我们可以和你谈谈这样做的利弊. ![]() 图3:用户访问权限的摘要 在此多步骤向导中的每个其他屏幕上,您都可以单击 回来 按钮返回到上一个窗口. 当你完成的时候, 您将看到一个类似于上图的屏幕,它总结了您刚刚做出的选择. 如果你对整个访问权问题感到不确定或困惑, 请来电讨论您的选择. 这些都是重要的决定. 你要向你的员工强调,限制他们的权限并不意味着你对他们缺乏信任. 相反,QuickBooks提供了这些工具来保护 每一个人 谁使用该软件,以及可能受到影响的任何外部个人和公司. |