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QuickBooks Helps You Navigate Tricky Waters汽油价格只是给我们整个经济带来压力的众多因素之一. 现在,密切关注公司业绩比以往任何时候都更加重要. 许多企业主将财务结果与年度预算进行比较. 如果你还没有准备好预算,我们将告诉你如何开始. Even if you have, 我们将向您展示如何使用去年的结果作为比较财务报告的标尺. Once you understand these techniques, 我们将解释为什么你应该与自己建立一个月度约会,以确保你的结果持续达标——如果不达标,就采取行动. 小贴士:记住,财政困难的年份也有一线希望——你可能会缴纳更少的所得税. If revenues are down or expenses are up, 别忘了相应地减少你的预扣税或预估税. 这样做可以让你现在增加现金流, 而不是坐等明年春天的退税. Budget Basics The QuickBooks Planning & 预算菜单使您能够创建预算和预测. 实际上,这两个功能的工作方式是相同的,所以我们将以创建预算为例. But which one should you use? 您可能会发现,将Forecast功能用作备选预算和最佳场景是很有帮助的, 而预算功能提供了更好的现实预期. 无论哪种方式,以下是如何在QuickBooks中创建预算:
Balance sheet budgeting: QuickBooks提供了为资产负债表账户创建预算的能力, such as planning for expected levels of cash, inventory, accounts receivable, liabilities, and so on. However, 大多数小企业主发现,只要一份损益预算就足以满足他们的需求.
Figure 1: 从去年的实际数字开始可以快速启动你的预算过程.
Budget Tips: “复制跨越”按钮使您能够在所有十二个月内复制相同的金额. As shown in Figure 2, “调整行金额”按钮提供了一种快速的方法,可以按百分比或美元金额向上或向下调整现有数字. 您可以随时编辑您的预算:选择公司,计划 & Budgeting, and then Set Up Budgets. 从“预算”列表中选择您的预算,然后根据需要进行更改. Figure 2: 通过“调整行”按钮,可以轻松地按金额或百分比快速增加或减少预算数字. Budget Reports QuickBooks提供四个预算和两个预测报告. 您将使用以下步骤来运行大多数报告:
Figure 3: 预算概览为您提供12个月预算的鸟瞰图. Report Taming Tips: 有几种方法可以缩小该报告的大小. 首先,大多数用户可以去掉% of Budget列. To do so, click the Modify Report button, 然后在“添加子列”部分中取消选择“预算的%”. Next, you can shrink the width of the columns. 为此,将第一列实际列和第一列预算列之间的菱形拖到左边,如图所示 Figure 4. When you release the left mouse button, 当询问是否要调整所有列的大小时,选择Yes. 或者,单击Export按钮将报告发送到Excel. Figure 4: 较窄的列宽可以压缩特别宽的报告.
Figure 5: 在任何QuickBooks报表上添加或删除列都很容易.
Class Tracking: 类允许您按部门、项目或其他类别跟踪成本. 要启用类跟踪,请选择Edit、Preferences和Accounting. 在Company选项卡上,选择Enable Class Tracking. Graph Printing limitation: 一次只能打印一页以上的预算图表, 因此,您必须单击“下一个组”,然后单击“打印”以创建每个报告组的硬拷贝. QuickBooks不提供一次性打印所有图表的方法. 除了选择不同的日期范围外,也不能修改图表格式. Comparative Reports 不管你是否在QuickBooks中使用预算, 将今年的结果与去年进行比较总是有帮助的. 这样做可以让您看到数据中的趋势,例如汽车费用是如何增加的. Such a report is just a couple clicks away:
Figure 6: You can convert the Profit & 上年亏损比较成多年报告.
Summary 在本文中,我们讨论了如何使用QuickBooks中的预算和预测功能来规划业务的未来. 随着每个月的流逝,你可以将你的计划与实际结果进行比较. 此外,您可以将今年的结果与去年甚至过去几年的结果进行比较. Did you know? 你知道会计的QuickBooks文件副本可以转换为正常的QuickBooks公司吗, i.e. a .QBW file? 在有限的情况下,您希望这样做,因为不可能合并两个 .QBW data files together. However, 假设你无法访问你的QuickBooks公司,因为你的硬盘崩溃或有人偷了你的笔记本电脑. 在这些情况下,转换会计的副本会比从头开始更好. 如果你需要这样做,让你的会计在他们的QuickBooks版本中执行这些步骤:
将出现最后一个警告提示,确认此副本将覆盖任何现有的客户端副本. Figure 7: 将会计师的副本转换为QuickBooks公司可以作为一种灾难恢复方法. Of course, 最好的防御是经常在可移动媒体上备份你的QuickBooks数据, 比如售价通常不到10美元的USB闪存盘. 这些很容易让你把你的QuickBooks备份异地,如在你的钱包或公文包. But, 很高兴知道你的会计可能能够提供一个工作的QuickBooks公司-只要你最近把你的会计副本发给他们. Previous Tip - Back to tips - Next Tip |